Klanten stemmen met de voeten. Leden vaak ook. Ze zeggen op als ze niet langer blij zijn met de waarde van het lidmaatschap. Waarom zou je dan toch een verenigingsdemocratie willen hebben en hoe kun je die laten werken?

Eerlijk is eerlijk, de verenigingsdemocratie is uniek aan een vereniging. Het versterkt het ervaren van eigenaarschap bij betrokken en actieve leden, maar dat  is zelden 100% van de leden. Veel leden vinden alles prima, behalve tot ze dat niet meer vinden. Dan kunnen ze alsnog ‘ingrijpen’. De meeste verenigingen maken het een keer mee dat de leden echt laten horen dat ze het niet eens zijn met de gang van zaken.

Alles best
Verenigingsdemocratie kent ook risico’s, juist in een vereniging met veel leden die alles prima vinden. Een kleine groep kan in een ALV besluiten doordrukken die misschien niet in het belang van het geheel zijn. Verenigingen met een relatief klein aandeel actief betrokken leden kiezen daarom vaak voor een ledenraad, dat maakt de besluiten evenwichtiger maar de betrokkenheid niet per se groter. Een alternatief is het verkennen van de mogelijkheden om digitaal de meningen te verzamelen, zodat een groot percentage leden wel mee besluit. Je moet er vooraf heel goed over nadenken hoe je dat verweeft met je verengingsdemocratie.

Gouden tips van de verenigingssecretarissen
Zolang je ervoor kiest om een vereniging te zijn en verenigingsdemocratie te hebben, moet je die goed onderhouden. En dat is best lastig, want je worstelt eeuwig met de dilemma’s die erbij horen: snelheid versus draagvlak;  formeel versus informeel meningen geven; tegengestelde deelbelangen en andere verschillen tussen leden; botsende bevoegdheden; het eeuwig plakkerige pluche en de veranderlijkheid van ledenbetrokkenheid. Het DNA-netwerk van secretarissen geeft deze gouden  tips:

Organiseer zichtbaar je tegenspraak. Ook al ben je als bureau enorm professioneel, de leden kunnen je altijd iets vertellen wat je niet weet of relevante kritische vragen stellen.

Zorg voor transparantie in het proces, zodat leden echt weten wanneer ze moeten ‘opletten’ en het om voor hen relevante zaken gaat. Voorkom dat leden het gevoel krijgen dat ze hun kans hebben gemist.

Is het nodig om je structuur te veranderen, doe dat dan. Realiseer je dat je meebeweegt met wat leden echt willen. Vinden zij dat het bureau en bestuur inmiddels te veel over hun hoofden heengaan, leg dan de verantwoordelijk voor belangrijke zaken weer  terug de leden.

Maar…verenigingsdemocratie is cultuur, geen structuur. Dus structuur is nooit het enige antwoord op alles.

Ontwikkel een verfijnde peilstok, zorg dat je weet bij wie je wat moet peilen, voor wie is een besluit het meest relevant of ingrijpend? Is dat nu of juist in de toekomst? Draagvlak is voor veel activiteiten van de vereniging essentieel. Bij sommige onderwerpen is de ledendemocratie ‘op zijn hevigst’. Wij doen niets zonder de leden, is hier een goed motto.

Doe informeel wat kan en formeel wat moet. Wees flexibel in je vormen. De formele kant van de verenigingsdemocratie zorgt voor een goed proces om besluiten te nemen en regelt – als het goed is – het toezicht op het goed doorlopen van het proces. Zorg daarnaast voor veel ruimte voor discussie over de inhoud en voor meningsvorming met elkaar.

Laat leden ervaren dat de vereniging in gesprek wil zijn met hen. Ga op allerlei manieren het gesprek met leden aan. Dat moet niet altijd per se functioneel voor jou zijn. Het is ook goed om gewoon maar het contact te leggen en de relatie te ontwikkelen.

Spoor op wat je niet hoort. Zorg dat je ook weet wat de zwijgende meerderheid vindt, of de kleine leden die nooit iets van zich laten horen. Zoek ook met hen actief contact (outbound bellen).

Kortom: verenigingsdemocratie goed laten werken is maatwerk en vraagt flexibiliteit.

Het DNA secretarissennetwerk heeft deze tips bij elkaar gebracht tijdens de netwerkbijeenkomst van 26 juni. Ook meedoen, of op zoek naar een netwerk voor jouw functie?