Wanneer vertel je iets (of alles) wel of niet? Dat begint al thuis met je kinderen en vast wel op je werk. Er zijn natuurlijk vele gradaties van informatie: van belangrijk en urgent tot nice to know. In deze tweede blog over Transparant Leiderschap gaat het over de eerste variant, belangrijk, urgent en met veel impact. Eigenlijk geen ontkomen aan dus.
Door Vincent Alkemade
Informatie met veel impact. Dat vraagt van je als leidinggevende dat je aanvoelt wanneer een kwestie er in hakt bij de leden, de medewerker of de maatschappelijke omgeving. Mijn eigen ervaring op dit punt vond ik pittig: ik moest bepalen wanneer ik de medewerkers zou vertellen dat de subsidie werd stopgezet. Ergo, de organisatie kon worden opgeheven. En nee, er waren geen reddingsboten meer beschikbaar. Laat staan een prachtig schip dat naar een mooiere toekomst kon varen. Dit overkwam heel wat organisaties in de eerste jaren tien van deze eeuw. Omdat zeventien organisaties het zelfde lot deelden, schatte ik het risico in als levensgroot dat het nieuws eerder via andere kanalen bij de medewerkers zou komen. Een andere complicerende factor was het feit dat we nog wel twee jaar ons werk naar behoren moesten uitvoeren. Daar werden we tenslotte ook voor betaald. Zie dan maar eens de mensen gemotiveerd te houden na zo’n demotiverende boodschap.
En als je dan de boodschap brengt dan heb je ook nog eens niet in de hand hoe de ontvanger er mee om gaat. Hoe neemt hij de boodschap aan? Snapt hij de lading en trekt hij de juiste conclusies? Ingewikkelde vragen waar je alleen een antwoord op kunt krijgen door constant te checken hoe de boodschap is overgekomen en weer opnieuw toe te lichten.
Impact goed inschatten Belangrijk is dat je je goed bewust bent van de impact van de boodschap. In het geval van een organisatiesluiting is die moeilijk te onderschatten. Toch is het raadzaam om een paar leden of medewerkers al eerder in vertrouwen te nemen. Dat helpt en tegelijkertijd moet je ook beducht zijn voor de persoonlijke en politieke belangen die kunnen gaan meespelen. Zeker in het wereldje van de verenigingen waar bij wijze van spreken van nature in belangen wordt gedacht.
Impact invoelen Daarnaast is het belangrijk dat je zelf echt de impact kunt voelen. Je weet wat het betekent voor de anderen. Ondanks de urgentie is het belangrijk voldoende tijd te nemen om de boodschap te doorleven. Sta je er voor honderd procent achter? Enfin, als je het besluit gaat nemen om openheid van zaken te geven dan is het van belang om de reacties op de boodschap te blijven volgen.
Oké, nu heb je besloten om openheid van zaken te geven. Deze keuze vormt in veel gevallen ook weer de start van nieuwe vragen en dilemma’s. Het handigst is om als leidinggevende te beginnen met een aantal verdiepende vragen te stellen. Dat kan al via eenvoudige vragen als waarom openheid, voor en door wie, wanneer en op welke manier. Mijn ervaring is namelijk dat zwart/wit keuzes vaak ontoereikend zijn. Er is niet het ene antwoord op alle vragen. Elke keer zal weer opnieuw het passende besluit moeten worden genomen.
Aan wie Openheid aan iedereen klinkt misschien voor de hand liggend, maar is niet altijd een goed idee. Aan wie vertel je bijvoorbeeld dat de inkomsten van de vereniging structureel afkalven? Soms is de afweging dat het delen niet nodig is of dat je de betrokkenen alleen maar belast met gedachten die niet bijdragen aan een oplossing. De leiding van de vereniging kan er ook voor kiezen een deel van de leden te informeren. Dat moet een groep zijn die je in vertrouwen kunt nemen en dit niet zullen beschamen.
Wat Dan is het verhaal nog niet afgerond, want je moet nog bedenken of je alles in een keer deelt of in meerdere keren. Zeg maar serveren via de bekende salamitactiek wanneer informatie gedeeld wordt in plakjes.
Wanneer Zelf heb ik besloten in vroegtijdig stadium volledige openheid te geven. Zowel het bestuur als het MT was het hier over eens. Er was namelijk geen perspectief en de organisatie zou ophouden te bestaan. De medewerkers moesten vooral snel aan hun eigen toekomst gaan denken en hierin investeren. Bijvoorbeeld door middel van een opleiding. Ook nu weet ik niet of het de juiste timing was. Toch sta ik nog steeds voor honderd procent achter de keuze.
