In het spanningsveld tussen marketingambities en privacyregels voelen veel verenigingen zich stuurloos. Enerzijds wil je je leden zo goed mogelijk kennen en bedienen, anderzijds wil (en moet) je zorgvuldig omgaan met hun gegevens. Tijdens het komende Verenigingscongres laten Jan Willem Janse en Sophia Scheper van Procurios zien dat deze schijnbare tegenstellingen juist goed samen kunnen gaan. Zolang je maar weet waar je staat en welke keuzes je maakt.

Procurios ondersteunt met hun software verenigingen en goede doelen in elke fase van de ledenreis: van onbekende tot ambassadeur. Ze geloven in duurzame relaties – niet alleen met hun klanten, maar ook tussen verenigingen en hun leden. Daarbij staat zorgvuldigheid centraal. Privacy is voor hen geen obstakel, maar een kans om als organisatie het goede te doen. “We willen laten zien dat je geen concessies hoeft te doen aan je ambities als je databeheer slim en bewust inricht,” zegt Jan Willem, marketeer bij Procurios.

Die insteek klinkt door in de titel van hun sessie: “Van olifantenpaden naar jachtluipaardstrategie: de perfecte databalans.” Het is een knipoog naar twee uitersten die ze vaak tegenkomen bij verenigingen: de ‘olifant’ die alles verzamelt wat los en vast zit, en de ‘muis’ die nauwelijks iets durft op te slaan. Procurios pleit voor een derde optie: de jachtluipaard. Wendbaar, doelgericht en snel. Verzamel alleen wat je écht nodig hebt en weten waarom je dat doet.

Marketing vs privacy?

In de praktijk gaat het daar nog vaak mis. Veel verenigingen hebben oprecht de intentie om goed om te gaan met gegevens, maar missen de kennis om dat concreet te maken. Dat leidt tot uitstelgedrag, overmatige voorzichtigheid of juist het andere uiterste: eindeloze dataverzamelingen ‘voor het geval dat’. Volgens Sophia, functionaris gegevensbescherming bij Procurios, zit de sleutel in een aantal simpele vragen: van wie verzamel je gegevens? Welke precies? Waarom? Hoe lang bewaar je ze? En past dat binnen het doel en het privacybelang? Het beantwoorden van die vragen vormt de basis voor elk goed privacybeleid en dit helpt ook marketingteams om scherpere keuzes te maken.

Want hoewel marketing en privacy vaak als tegenpolen worden gezien, benadrukken Jan Willem en Sophia dat het eigenlijk bondgenoten zijn. Goede marketing draait niet om zoveel mogelijk data, maar om relevante en gerichte communicatie. Als je weet wat je doel is, heb je vaak aan een paar gegevens genoeg. Die samenwerking vraagt wel om onderling begrip. Marketing wil vaak vooruit, privacy wil zekerheid. Dit is precies waar je als vereniging keuzes in moet maken. Niet op basis van angst, maar op basis van visie.

Voor managers betekent dit: durf die gesprekken structureel te voeren. Idealiter jaarlijks, en met alle betrokken disciplines aan tafel. Wat verzamelen we? Waarom? Wat laten we bewust liggen? Het vraagt een 'lean en mean'-mentaliteit: niet meer data dan nodig, niet langer bewaren dan verantwoord. En dat is niet alleen juridisch of ethisch belangrijk, ook duurzaamheidsdoelen spelen mee, want dataopslag kost energie en geld.

Wat je kunt verwachten tijdens de sessie 

Voor verenigingen die nu vastlopen tussen hun ambities en de AVG, is de eerste stap verrassend eenvoudig: begin met een gestructureerd gesprek over je gegevens. Het helpt al enorm om het onderwerp tastbaar te maken met een checklist of concrete casus. Die krijg je ook mee tijdens de sessie van Procurios. Deelnemers van deze kennissessie gaan actief aan de slag met een oefening waarin ze belangen leren afwegen, vanuit hun eigen positie. Geen droge theorie, maar een toegankelijke, interactieve aanpak die meteen toepasbaar is.

Wat we hopen mee te geven? Nieuwe inzichten, praktische handvatten en hopelijk een gevoel van grip. Of zoals Sophia het zegt: “we hopen dat je naar buiten gaat met het idee: ik heb het op orde – of: ik weet nu wat ik moet doen.” Datagedreven werken hoeft niet spannend of ingewikkeld te zijn, zolang je het maar bewust en doordacht aanpakt.

Ben jij bezig met datagedreven werken? Dan is deze kennissessie zeker iets voor jou! Meld je hier aan voor het Verenigingscongres op 3 oktober.